Координатор проектов

О вакансии

Административное сопровождение проектов на всех этапах ведения сделки: поддержка менеджеров проекта, подготовка ТКП, коммуникация с заказчиками и иностранными поставщиками, ведение реестров и систематизация данных.

Задачи

• Ежедневная проверка почты на предмет входящих писем и запросов
• Ежедневная проверка лидов и оценка их перспективности для заведения сделки
• Проверка соответствия запроса/лида данным на тендерной площадке заказчика
• Заведение сделки и заполнение вводных данных экономики проекта на основании запроса от заказчика
• Коммуникация с менеджерами проекта в части проработки тех или иных брендов
• Коммуникация с заказчиком в части получения дополнительной информации по запросу для менеджеров в рамках проработки ТКП
• Структурирование информации по запросу: сводные таблицы по запросам и ответам поставщиков, папки с документацией
• Подготовка и согласование экономики проекта
• Подготовка ТКП и отправка ТКП заказчику
• Коммуникация с заказчиком по результатам рассмотрения ТКП
• Письменная и устная коммуникация с иностранными поставщиками
• Ведение реестра проектов группы
• Оформление официальной документации — письма, запросы клиентам
• Регистрация исходящих документов в корпоративной системе
• Координация работы по выезду представителей компании к заказчику — подготовка и согласование необходимых форм с клиентом
• Формирование типовых спецификаций по стандарту заказчика
• Идентификация и загрузка в сделку договорных документов и дополнительных данных в рамках проработки сделки
• Оформление сделки для перевода в реализацию в случае успешного ТКП
• Базовая работа с контрактами и контрактными документами
• Написание писем и запросов клиентам/поставщикам по поручению менеджера
• Выполнение прочих связанных с корпоративной деятельностью поручений менеджера
• Создание и ведение реестров, своевременное обновление данных в реестрах и таблицах, обобщение данных
• Систематизация найденной информации в соответствии с задачами проекта
• Создание удобных и понятных материалов, таблиц и реестров на основе имеющихся данных

Требования

• Знание ERP-систем, в частности Битрикс-24
• MS Word, Excel, PowerPoint, Google Sheets, Яндекс.Документы
• Английский язык, китайский приветствуется
• Знание специфики и процессов взаимодействия с химическими и нефтехимическими предприятиями
• Базовое понимание ИИ
• Опыт работы с большими объёмами данных
• Базовое знание принципов документооборота и деловой переписки
• Умение работать с точной документацией
• Навык тайм-менеджмента в работе и в жизни
• Способность правильно расставлять приоритеты
• Навыки планирования
• Организация бизнес-процессов на своём уровне
• Пунктуальность и умение соблюдать дедлайны
• Аналитический склад ума
• Фокус на достижении конкретного результата
• Умение находить разумные и эффективные решения
• Способность систематизировать данные и выявлять недочёты

Условия

• Оформление по ТК РФ
• Конкурентная заработная плата
• ДМС после испытательного срока
• Удалённая работа
• Возможность профессионального развития